La télétransmission des actes
Comment se déroule la télétransmission ?
Pour utiliser une plateforme de dématérialisation, les communes doivent obligatoirement se procurer un certificat électronique de niveau 3.
En revanche, elles ne sont pas tenues de signer électroniquement leurs actes. La signature électronique est en effet optionnelle.
- Dans le cas où la commune choisit de signer électroniquement, c’est l’acte signé électroniquement qui aura valeur juridique. Une solution d’archivage électronique des actes devra être recherchée.
- Dans le cas où la commune choisit de ne pas signer électroniquement, l’acte devra être édité papier et signé à la main. C’est cet acte papier qui aura valeur juridique et qui sera archivé.
Quelle est la preuve de la télétransmission des actes au contrôle de légalité ?
Un accusé de réception électronique est émis lors de l'ouverture des actes en préfecture et permet sans aucun doute de faire le lien avec l'acte expédié. Il peut constituer un moyen de preuve de la réception des actes par le représentant de l'Etat dans le département, et remplacer ainsi le tampon de la Préfecture.
Il est important d’enregistrer tous les accusés de réception sur un serveur informatique afin de pouvoir justifier la télétransmission en Préfecture si besoin.
Comment adhérer à ce dispositif ?
Pour adhérer au dispositif il faut :
- Contacter une autorité de certification pour obtenir un certificat électronique de niveau 3.
- Faire délibérer le conseil municipal pour :
- donner son accord pour la télétransmission des actes administratifs,
- autoriser l’exécutif à signer le contrat avec l’autorité de certification pour la fourniture de certificats électroniques,
- autoriser l’exécutif à signer la convention avec la préfecture,
- désigner les responsables de la télétransmission.
- Signer une convention avec la préfecture.
Cette convention entre la collectivité et l'Etat comprend la référence du dispositif homologué et prévoit, notamment :
- La date de raccordement de la commune à la chaîne de télétransmission ;
- La nature et les caractéristiques des actes transmis par la voie électronique ;
- Les engagements respectifs du maire et du préfet pour l'organisation et le fonctionnement de la télétransmission ;
- La possibilité, pour la commune, de renoncer à la transmission par voie électronique et les modalités de cette renonciation.